Trong kinh doanh online, việc thất lạc hàng hóa khi vận chuyển là điều không còn xa lạ. Đặc biệt, đối với các shop mới chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý và lựa chọn đối tác giao hàng. Khi gặp vấn đề này rất khó để giải quyết và có thể phải chịu nhiều thiệt hại. Chính vì vậy, SCA Express xin chia sẻ cách xử lý và phòng tránh rủi ro mất hàng qua bài viết dưới đây.
Việc mất đơn hàng sẽ gây ảnh hưởng gì cho Shop?
Shop có thể sẽ chịu thiệt hại khi không may bị lạc mất đơn hàng trong quá trình vận chuyển như sau:
- Mất uy tín với khách hàng: khách hàng không nhận được hàng hóa như cam kết dẫn đến sự thất vọng, bức xúc và có thể để lại đánh giá tiêu cực. Shop cũng mất đi khách hàng tiềm năng và ảnh hưởng đến danh tiếng trong tương lai.
- Thiệt hại về tài chính: Shop có thể phải bồi thường thiệt hại cho khách hàng như giá trị sản phẩm, cước phí vận chuyển,... và những khoản chi phí liên quan. Đồng thời, shop cũng mất đi thu nhập từ những đơn hàng bị mất.
- Hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng: Shop phải xử lý khiếu nại của khách hàng, điều tra nguyên nhân và tìm cách khắc phục. Qua sự việc này, có thể shop sẽ thay đổi quy trình vận chuyển để hạn chế gặp nhiều tổn thất trong tương lai.
- Mâu thuẫn với các đơn vị vận chuyển: Shop có thể gặp khó khăn trong việc điều tra nguyên nhân thất lạc đơn hàng và yêu cầu phía vận chuyển bồi thường thiệt hại.
Shop bị ảnh hưởng nặng nề khi thất lạc hàng hóa
Các bước xử lý khi đơn hàng bị thất lạc
Bước 1: Kiểm tra vận đơn
Tìm kiếm vận đơn của đơn hàng bị thất lạc, vận đơn thường được gửi qua email hoặc thông tin được cung cấp trên website của đơn vị vận chuyển. Kiểm tra kỹ thông tin vận đơn, gồm:
- Tên người gửi, người nhận
- Địa chỉ giao hàng
- Mô tả sản phẩm
- Mức giá trị khai báo
- Mã vận đơn
- Trạng thái giao hàng hiện tại
Lưu ý: Khi không tìm thấy vận đơn, liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển để được hỗ trợ. Hãy giữ lại bản sao vận đơn để sử dụng cho các mục đích sau này.
Bước 2: Liên hệ với đối tác vận chuyển
Liên hệ với bộ phận Chăm sóc khách hàng của đơn vị vận chuyển càng sớm càng tốt. Cung cấp đầy đủ thông tin về đơn hàng bị thất lạc, bao gồm:
- Mã đơn hàng
- Mã bưu kiện
- Thông tin liên hệ của Shop
- Mô tả vấn đề Shop gặp phải
Qúy chủ shop trao đổi rõ ràng về nhu cầu cần được hỗ trợ, bao gồm:
- Tìm kiếm chính xác vị trí của đơn hàng
- Điều tra nguyên nhân dẫn đến việc bị thất lạc hàng hóa
- Cung cấp đầy đủ thông tin các bước tiếp theo cần thực hiện
Lưu ý: Bạn cần giữ thái độ bình tĩnh khi trao đổi với nhân viên chăm sóc khách hàng. Đặc biệt, cung cấp cho họ càng nhiều thông tin càng tốt để họ có thể hỗ trợ bạn tốt nhất.
Bước 3: Liên hệ với khách hàng
Khi đơn hàng bị thất lạc, việc liên lạc và giải thích với khách hàng là vô cùng quan trọng. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm của shop và giúp giữ chân khách hàng.
SCA Express gợi ý một số lưu ý khi shop liên hệ với khách hàng:
- Liên hệ với khách hàng càng sớm càng tốt vì việc trì hoãn có thể khiến khách hàng càng thêm thất vọng và bức xúc.
- Thể hiện thái độ chân thành và xin lỗi vì sự bất tiện mà khách hàng gặp phải.
- Giải thích rõ ràng về nguyên nhân dẫn đến việc đơn hàng bị thất lạc.
- Cung cấp cho khách hàng thông tin về các bước tiếp theo sẽ được thực hiện.
- Đề xuất các giải pháp cho khách hàng, chẳng hạn như:
- Gửi lại sản phẩm mới
- Hoàn tiền
- Bồi thường thiệt hại - Lắng nghe ý kiến của khách hàng và giải đáp mọi thắc mắc của họ.
- Cảm ơn khách hàng vì sự thông cảm và kiên nhẫn.
Việc xử lý đơn hàng bị thất lạc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ giúp shop giữ gìn uy tín và hình ảnh của mình trong mắt khách hàng.
Cách phòng tránh rủi ro thất lạc đơn hàng
Trong quá trình giao hàng, đơn vị vận chuyển có trách nhiệm chuyển hàng hóa đến địa điểm có sẵn và tiến hành giao cho người nhận. Phía shop trước khi gửi hàng sẽ thanh toán cước phí vận chuyển cho đơn hàng đó. Tuy nhiên, để hạn chế tối đa rủi ro và tránh gặp phải các sự cố hàng hóa khi gửi hàng, chủ shop cần lưu ý những điểm sau:
Những lưu ý trước và sau khi gửi hàng
Trước khi gửi hàng
- Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín: Đây là yếu tố tiên quyết để đảm bảo hàng hóa của bạn được vận chuyển an toàn và đúng hạn. Hãy tìm hiểu kỹ về các đơn vị vận chuyển khác nhau, so sánh giá cả, dịch vụ và các đánh giá của khách hàng trước khi đưa ra quyết định.
Xem thêm: Giao hàng ngay nội thành chỉ từ 2-6h
- Đóng gói hàng hóa cẩn thận: Sử dụng bao bì phù hợp với kích thước và trọng lượng của sản phẩm, đảm bảo hàng hóa được cố định bên trong và không bị va đập trong quá trình vận chuyển.
Xem thêm: Mẹo đóng gói hàng hóa an toàn và tiết kiệm chi phí
- Ghi đầy đủ thông tin trên kiện hàng: Bao gồm tên và địa chỉ người gửi, tên và địa chỉ người nhận, số điện thoại liên hệ, mô tả sản phẩm và giá trị hàng hóa. Việc ghi đầy đủ thông tin sẽ giúp đơn vị vận chuyển dễ dàng phân loại, xác định và giao hàng đúng địa chỉ.
- Kê khai giá trị hàng hóa chính xác: Điều này đặc biệt quan trọng đối với các đơn hàng có giá trị cao. Kê khai giá trị đúng sẽ giúp chủ shop được bồi thường thỏa đáng trong trường hợp hàng hóa bị thất lạc hoặc hư hỏng.
- Mua bảo hiểm vận chuyển: Việc mua bảo hiểm sẽ giúp chủ shop giảm thiểu rủi ro tài chính trong trường hợp hàng hóa bị thất lạc, hư hỏng hoặc mất mát.
- Tìm hiểu kỹ về chính sách bồi thường thiệt hại của đơn vị vận chuyển: Để đảm bảo quyền lợi của mình trong trường hợp xảy ra sự cố, chủ shop cần nắm rõ các quy định về bồi thường thiệt hại của đơn vị vận chuyển đã lựa chọn.
SCA Express - Giải pháp giao hàng thông minh từ 2-6h nội thành Hà Nội
Sau khi gửi hàng
- Lưu giữ hóa đơn và vận đơn: Hóa đơn và vận đơn là những giấy tờ quan trọng để theo dõi tình trạng đơn hàng và làm căn cứ để đòi bồi thường nếu có sự cố xảy ra.
- Theo dõi tình trạng đơn hàng: Sử dụng hệ thống theo dõi đơn hàng của đơn vị vận chuyển hoặc liên hệ trực tiếp với bộ phận chăm sóc khách hàng để cập nhật tình trạng giao hàng.
- Liên hệ kịp thời với đơn vị vận chuyển nếu có bất kỳ vấn đề nào: Nếu phát hiện đơn hàng bị trục trặc, ví dụ như giao hàng chậm trễ, sai địa chỉ, hoặc có dấu hiệu hư hỏng, cần liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển để được hỗ trợ giải quyết.
Chỉ với 3 bước xử lý thất lạc đơn hàng và cách phòng tránh, SCA Express đã cung cấp đầy đủ thông tin để chủ shop có thể hạn chế tối đa rủi ro xảy ra sự cố với hàng hóa, đảm bảo uy tín cho cửa hàng của mình và mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN PHÁT NHANH SCA
Fanpage: https://www.facebook.com/scaexpressofficial
Email: info@scaexpress.v
